Elektronski karton je obaveza od 1. 1. 2025 — šta to konkretno znači

Sve što sledi je lista obaveza koje program ispunjava umesto vas. Čim je kartoteka elektronska, najveći deo ovoga se dešava sam. Elektronski unos, evidencija zakazivanja, trajno čuvanje, dnevnik uvida i evidencija radnji obrade nisu poslovi koje neko treba da radi ručno svakog dana; oni su posledica toga kako je sistem postavljen.

Zato je ovaj tekst napisan kao referenca, sa članovima zakona uz svaku tvrdnju. Možete ga proveriti sami, i možete ga poneti kao listu pitanja na sledeći sastanak sa bilo kim ko vam prodaje program.

Srbija je pravila promenila 2023. godine. ZZDiE čl. 10 st. 5 kaže da se dokumentacija vodi „u elektronskom, a izuzetno u papirnom obliku”. Papir nije zabranjen, ali je sveden na izuzetak.

Čl. 10 st. 6 nabraja kada je taj izuzetak dozvoljen: kada elektronsko vođenje nije moguće, „kao što su tehničke smetnje, kvarovi, elementarne nepogode i sl.” A st. 7 zatvara krug: čim smetnja prestane, podaci se unose u sistem „bez odlaganja”.

Čl. 45 st. 1 imenuje privatnu praksu direktno: dužna je „da zdravstvenu dokumentaciju vodi u elektronskom obliku, odnosno da uspostavi softversko rešenje”, zajedno sa tehnološkom infrastrukturom, organizacijom, kadrom i postupcima. Isti član zatim traži i kontrolu ispravnosti podataka, dokumentovanu metodologiju, proces upravljanja rizicima i bezbednošću, i pisanu bezbednosnu politiku softvera.

Za stomatologiju krug zatvara čl. 16 st. 2: stomatolog unosi podatke „u softversko rešenje koje koristi zdravstvena ustanova, privatna praksa i drugo pravno lice i odgovara za tačnost tih podataka”. Odgovornost za tačnost je lična.

ZZDiE čl. 61 je tražio da ordinacije usklade svoje akte, organizaciju i rad sa ovim zakonom „najkasnije do 1. januara 2025. godine”. Taj datum je prošao.

Postoji jedno često pogrešno čitanje koje vredi razrešiti. Čl. 63 odlaže primenu pojedinih odredbi: čl. 17, 23 st. 2, 24 st. 2, 28, 34, 46, 47, 49, 50 i 51. Članovi 10, 11, 42 i 45 nisu na toj listi. Oni se primenjuju od stupanja zakona na snagu, 4. novembra 2023.

Drugim rečima: obaveza elektronskog vođenja nije nešto što tek dolazi. Ona traje već treću godinu.

Pravilnik o e-kartonu („Sl. glasnik RS” br. 45/2025) u čl. 6 st. 1 traži da se podaci unesu najkasnije 24 sata od pružene usluge. Primenjuje se od 1. januara 2026.

Ovo je odredba koju papir ne može da isprati na nivou dokaza. Sveska ne pamti kada je nešto zapisano; sistem pamti. Program koji beleži vreme unosa čini ispunjenje ove obaveze proverljivim, i vama i inspekciji.

Čl. 13 st. 2 nabraja jedanaest obaveznih dokumenata. Za stomatološku ordinaciju relevantna su tri, plus pomoćna sredstva iz čl. 13 st. 3 i čl. 26.

Rokovi čuvanja su u čl. 39. Većina ih pamti kao „petnaest godina”, ali za stomatološki karton to nije tačno.

Podaci o pacijentima su posebna kategorija ličnih podataka. ZZDiE čl. 38 to kaže direktno, a Zakon o pravima pacijenata čl. 21 ih naziva „naročito osetljivim podacima o ličnosti pacijenta”.

ZZPD čl. 64 st. 2 utvrđuje da za članice Konvencije 108 Saveta Evrope — među njima svih 27 država EU — postoji primereni nivo zaštite. St. 1 potvrđuje da takav prenos ne traži nikakvo prethodno odobrenje, a st. 3 dodaje ono najvažnije: Vlada tu procenu ne može da opozove. Nemačka je i poimence na Vladinoj listi država sa primerenim nivoom zaštite („Sl. glasnik RS” br. 55/2019).

Ne postoji propis koji zahteva da zdravstveni podaci ostanu na serverima u Srbiji. Jedino pravilo o rezidentnosti podataka (Zakon o elektronskoj upravi čl. 10 st. 3) obavezuje organe koji vrše poslove javne uprave. Privatna ordinacija koja ne vrši javna ovlašćenja pod taj zakon ne potpada.

Šifrovanje pritom nije opcija nego pravni štit. ZZPD čl. 50 st. 2 tač. 1 imenuje „pseudonimizaciju i kriptozaštitu” među merama koje zakon očekuje, a čl. 53 st. 3 tač. 1 oslobađa vas obaveze da obaveštavate svakog pacijenta o incidentu ako su podaci bili nečitljivi za neovlašćena lica. To je razlika između tehničkog incidenta i pisma svakom pacijentu kog ste ikada primili.

Poznati problem u srpskom zdravstvu nisu hakeri, nego uvidi bez osnova. U jednom predmetu Poverenika (072-04-1476/2022-07), karton jednog pacijenta otvorilo je osamnaest zaposlenih bez ovlašćenja.

U rešenju 072-16-2621/2023-06 Poverenik je naložio ustanovi da pacijentkinji preda kompletnu istoriju pristupa njenom e-kartonu: ko, kada i zašto. Dnevnik uvida je, dakle, lični podatak pacijenta i pacijent ima pravo da ga zatraži od vas. Na papiru, ili u sistemu bez dnevnika, na taj zahtev ne možete odgovoriti uopšte.

Saglasnost pacijenta za vođenje kartoteke vam ne treba. Vođenje dokumentacije je zakonska obaveza, pa je pravni osnov ZZPD čl. 12 st. 1 tač. 3 (obrada neophodna radi poštovanja pravne obaveze), u vezi sa čl. 17 st. 2 tač. 8, koji dozvoljava obradu zdravstvenih podataka radi dijagnostike i lečenja, izričito uključujući lečenje „na osnovu ugovora sa zdravstvenim radnikom”, čime je privatna praksa pokrivena.

Saglasnost bi zapravo bila pogrešan osnov, jer se može povući. A karton se po čl. 39 tač. 4 čuva trajno. Saglasnost koju ne biste smeli da ispoštujete nije valjana saglasnost.

Ono što vam i dalje treba je drugačije po prirodi: pristanak na medicinsku meru (ZoPP čl. 15, u pisanom obliku za invazivne zahvate po čl. 16), pisana saglasnost za davanje podataka trećem licu (supružniku, poslodavcu, osiguravaču, advokatu) po ZoPP čl. 22, posebna saglasnost za marketing (podsetnici na kontrolu u promotivne svrhe, fotografije pre i posle) i obaveštenje o obradi podataka iz ZZPD čl. 23. To obaveštenje pacijenta informiše; ne traži njegovu dozvolu.

Postoji i papir koji verovatno nemate, a morate: evidencija radnji obrade iz ZZPD čl. 47. Izuzetak za organizacije sa manje od 250 zaposlenih (čl. 47 st. 9) ne važi kada se obrađuju podaci posebne kategorije, kada je obrada kontinuirana i kada je visokorizična. Stomatološka ordinacija pada na sva tri testa, bez obzira na veličinu.

Ne postoji šema sertifikacije softvera za ordinacije u Srbiji. Ni Ministarstvo, ni Batut, niti bilo ko drugi ne vodi registar odobrenih programa.

To nije propust nego struktura propisa: ZZDiE postavlja zahteve vašoj ordinaciji (da sistem radi, da štiti podatke i da se rizicima upravlja), a ne proizvodu. Praktična posledica je jasna: dokaz o usklađenosti nije nečija značka, nego to što možete da pokažete inspekciji da vaša kartoteka radi kako zakon traži.

Nadzor nad primenom ZZDiE vrši Ministarstvo zdravlja (čl. 54). Kazne za nevođenje dokumentacije u propisanom obliku i za neuspostavljanje softverskog rešenja su propisane: čl. 56 za osnivača privatne prakse i odgovorno lice, čl. 55 za zdravstvenu ustanovu u privatnoj svojini, čl. 59 za zdravstvene radnike lično.

Iznosi su u zakonu i svako ih može pročitati. Nisu, međutim, razlog zbog kog se prelazi na elektronski karton. To je posao koji ionako treba obaviti, a kartoteka koja radi vraća vreme svakog dana, dok kazna ne dolazi nikad ili dolazi jednom.